İş Kanunu 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Pek çok işverenin ihmal ettiği bu husus, yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için 2013 yılında 1.293.-TL idari para cezası söz konusudur. Özlük dosyası olmaması cezayı gerektirmekle birlikte, ayrıca özlük dosyasında bulunması zorunlu olan belgeleri düzenlememek veya zamanında ilgili kuruma vermemek te  cezayı gerektirmektedir. Örneğin ücret hesap pusulası düzenlememek  2013 yılı için  485.-TL idari para cezası  gerektirmektedir. Bazı belgelerin bulunmaması doğrudan idari para cezası gerektirmemekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde  ispat için bulundurulması gerekir.

 

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

1- İşçiye ait kimlik bilgileri ( İŞ K. 75)

2- İş başvuru formu, diploması, sahip olduğu belgeler

3- İşe giriş bildirgesi ( 5510 8. Md)

4- Yazılı iş sözleşmesi yapılmış ise yazılı sözleşme

5- Yazılı sözleşme yapılmamış ise, işe alındıktan sonra en geç 2 ay içinde işçiye verilmesi zorunlu olan
‘‘çalışma koşullarını içeren belge’’.

Bu belgenin verildiğini ispat için dosyaya konulacak örnekte işçinin aldığına ilişkin imzası alınmalıdır.( İŞ K. 8) Bu belgede,
genel ve özel çalışma koşulları, günlük ya da haftalık çalışma süresi, temel ücreti ve varsa ücret eklerini,

ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları
hükümleri içerir.

6- Yabancı uyruklu işçi ise çalışma izni

7- Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan ücret hesap pusulası( İş K. 37): İşçinin imzasını taşıyan ücret hesap pusulası örneği dosyada olmalıdır.

8- Fazla çalışma onay belgesi: Fazla çalışma ihtiyacı olan işverence bu onay her yıl başında işçilerden yazılı olarak alınır ve işçi özlük dosyasında saklanır.( İŞ K. 41, Yönetmelik 9.md)

9- Yazılı sözleşme yoksa veya sözleşmede hüküm yoksa,  ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgesi( İş K. 44)

10- Sağlık raporu ve periyodik muayenelere ilişkin raporlar

11- 18 yaşından küçük çalışan varsa ebeveyninin muvafakat namesi

12- Hamile olan kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3 hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı( İş K. 74)

13- Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi( İş K.56) Uygulamada işverenler yıllık ücretli izin defteri tutmakta olup bu defterin düzenli tutulması ve işçiye imzalatılması gerekir.

14- Çalışma belgesi: İş akdi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan, işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren belgedir. İşçiye verilen çalışma belgesinin bir örneği işçinin teslim aldığına ilişkin imzası alınarak dosyasında saklanır.( İş K. 28)

15- İşten ayrılma bildirgesi ( 4447 SY 4.md, 5510 9.md)

16- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren belgeler

17- İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler

18- İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler, savunma istenmiş ise istem yazısı ile verilen savunmalar

19- İşçinin terfisi ile ilgili belgeler, iş şartlarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma/ muvafakat belgeleri

20- Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin istekte bulunduğuna ilişkin dilekçeleri, serbest zaman kullanım çizelgeleri

21- İşçinin her türlü izin talep dilekçeleri( ücretli, ücretsiz vs)

22- İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği

23- İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler, bildirimler

24- İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan ödemeleri gösteren belgeler, ibraname

İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa,  bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir.

İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır. Bu nedenle çalışan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.

AV. ESMA GÜLBENK