2011-10-20

Bakanlıktan alınana ödeneğin harcandığı yerlerin tespiti amacıyla Bakanlıkça aslı istenen belgelerin fotokopilerinin asılları yerine muhafaza edilip edilemeyeceği hk.

---

T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI ANTALYA VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI (Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü)

 

	TARİH	:	20.10.2011
	SAYI	:	B.07.1.GİB.4.07.17.02-VUK-2010-335
	KONU	:	Bakanlıktan alınana ödeneğin harcandığı yerlerin tespiti amacıyla Bakanlıkça aslı istenen belgelerin fotokopilerinin asılları yerine muhafaza edilip edilemeyeceği hk.

…

İLGİ: …

İlgide kayıtlı dilekçenizin incelenmesinden;

 

• Kurumlar Vergi Dairesi Müdürlüğünün … vergi kimlik numarasında kayıtlı mükellefi olduğunuz,

   

• … vakfı olmanız sebebiyle Kültür Bakanlığından yıl içinde ödenek aldığınız,

   

• Ödeneğe konu harcama belgelerinin asıllarının iade edilmemek üzere Kültür Bakanlığınca istenildiği, ancak VUK.nun 253. maddesigereğince söz konusu belgeleri 5 yıl saklama zorunluluğunuz bulunduğunu belirterek belge asıllarının Kültür Bakanlığına gönderiliyor olması nedeniyle, fotokopilerinin muhafaza edilip edilemeyeceği hususunda görüş talep ettiğiniz,

anlaşılmıştır.

213 Sayılı VUK.nun 231. maddesinin 3 numaralı bendinde "Faturalar en az bir asıl ve bir örnek düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir." hükmü yer almaktadır.

Diğer taraftan anılan Kanununun 253. maddesinde ise "Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttuklarıdefterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar." 254. maddesinde ise; "Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar. 232, 234 ve 235. maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar." hükümleri yer almaktadır.

Buna göre, söz konusu madde hükmünden de anlaşılacağı üzere faturaların en az bir asıl bir örnek olmak üzere düzenlenmesi gerekmekte olup birden fazla örnek olarak düzenlenmesi halinde örneğin üzerine kaçıncı örnek olduğunun işaret edilmesi gerekmektedir. Buna göre, vakfınızca Kültür Bakanlığına fatura asıllarının ibraz edilmesi gerektiği belirtildiğinden, faturayı düzenleyen mükelleften aslının yanında bir örnek alınması yönünde işlem yapılması uygun olacaktır. Ancak faturanın aslı ile bir örneğinin alınmasının mümkün olmadığı durumlarda faturanın aslının fotokopisi çekilerek faturayı düzenleyen firmanın belge üzerine aslı gibidir kaşesini tatbik etmesinin sağlanması mümkündür.

Ayrıca, vakfınızca yapılan harcamalara ilişkin olarak alınan örnek veya aslı gibidir kaşeli fotokopi faturaların beş yıl süre ile muhafaza edilmesi gerekmektedir

Bilgi edinilmesini rica ederim.