DERNEKLERİN GENEL KURUL VE YK TOPLANTILARININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASI

26.03.2020 tarihinde yürürlüğe giren 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nda yapılan değişiklik ile derneklerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapabilmelerine imkân tanınmıştır.

Kanunun ilgili hükmü ve Dernekler Yönetmeliği’nin 15/A maddesi uyarınca; dernekler, şubeleri, federasyon ve konfederasyonlar olağan ve olağanüstü genel kurul ile yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirebilirler.

Elektronik ortamda yapılan toplantılar; katılımcılar açısından kolaylık sağlamakta, zaman ve maliyet açısından tasarruf oluşturmakta, toplantıların daha hızlı, şeffaf ve güvenilir şekilde yürütülmesine katkı sunmaktadır.

Elektronik ortamda yapılacak toplantılar, İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülen ve onaylanan sistemler aracılığıyla gerçekleştirilmelidir.

Elektronik Toplantıların Yapılabilmesi İçin İzlenecek Yöntem;

Tüzük Hükmü: Dernek tüzüğünde, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabileceğine dair bir hüküm bulunmuyorsa, tüzük değişikliği yapılması gerekir.

Yönetim Kurulu Kararı: Genel kurula ilişkin yönetim kurulu kararında ve toplantı ilanında, toplantının elektronik ortamda yapılacağı açıkça belirtilmelidir.

Karar Defteri Uygulaması: Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması halinde, alınacak kararların yazdırılabilmesi için A4 kâğıdının yalnızca bir yüzüne sayfa numarası verilerek, bu sayfalar mülki idare amirliğine veya notere onaylatılır. Karar çıktıları bu sayfalara yazdırılarak karar defteri yerine kullanılır.

Usul ve Esaslar: Fiziki ortamda yapılan toplantılara ilişkin tüm usul ve esaslar, elektronik toplantılar için de geçerlidir.

Yetkilendirilmiş Sistemlerin Kullanımı: Elektronik ortamda yapılacak toplantılar, İçişleri Bakanlığı tarafından yetkilendirilen sistemler aracılığıyla ve bu sistemler tarafından görevlendirilen moderatörlerin eşliğinde gerçekleştirilebilir.

Katılım ve Kimlik Doğrulama: Toplantıya katılacak üyeler, duyuruda belirtilen gün ve saatte sisteme e-Devlet üzerinden çift faktörlü kimlik doğrulama veya güvenli elektronik imza ile giriş yapar. Divan üyelerinin elektronik imzaya sahip olması zorunludur.

Toplantı Süreci: Katılımcıların yoklama listesi sistem üzerinden otomatik oluşturulur. Yeterli çoğunluk sağlandığında divan başkanı ve katip üyeler e-imza ile sisteme giriş yaparak toplantıyı başlatır. Fiziki toplantılarda yer alan tüm işlemler (oylama, söz alma, önerge sunma vb.) elektronik ortamda da yapılabilir. Oylamalar güvenli şekilde açık veya gizli yapılabilir.

Tutanak Düzenlemesi: Toplantı sonunda sistem tarafından oluşturulan tutanak divan üyelerince elektronik imza ile imzalanır ve belgelerin çıktısı alınarak arşivlenir.

Sonuç Bildirimi: Elektronik ortamda yapılan genel kurul toplantısının sonucu, toplantıyı izleyen kırk beş gün içinde Dernekler Yönetmeliği’nin ekinde yer alan Genel Kurul Sonuç Bildirimi (Ek-3) ile mülki idare amirliğine teslim edilir veya DERBİS üzerinden gönderilir. Tüzük değişikliği yapılmışsa, eski ve yeni madde metinleri ile güncel tüzük örneği de sunulur.

Bildirim Sorumluluğu: Bildirim yükümlülüğü, yönetim kurulunca yetkilendirilmiş bir üye tarafından yerine getirilebilir. Bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumludur.

Yaptırımlar: Mevzuata aykırılıklar açısından fiziki ve elektronik ortamda yapılan toplantılar arasında fark bulunmamakta, aynı yaptırımlar uygulanmaktadır.

E. İçişleri Bakanlığı Dernekler Denetçisi Muhsin ÖZASLAN

Kötü Makaleyi Değerlendirin: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Çok İyi
		Yazdır