2020-03-31

Fatura asılları yerine fotokopilerinin muhasebe arşivinde bulundurulmasının cezai müeyyideye neden olup olmadığı.

---

 

TARİH	:	31.03.2020
SAYI	:	11395140-105[VUK-1-22497]-E.322849
KONU	:	Fatura asılları yerine fotokopilerinin muhasebe arşivinde bulundurulmasının cezai müeyyideye neden olup olmadığı.

İlgide kayıtlı özelge talep formunuzun incelenmesinden; danışmanlık faaliyeti yürüttüğünüz ve bu kapsamda uluslararası danışmanlık hizmeti verirken yurt dışında yapmış olduğunuz çeşitli giderlerin Katma Değer Vergi (KDV) iadesini ikili anlaşmalar çerçevesinde ilgili ülke vergi dairelerinden talep ettiğiniz, söz konusu iade başvurusunda harcamaya konu olan faturaların asıllarının yabancı ülke vergi dairesi tarafından istenildiği, bunun üzerine "Avrupa Birliğinin 6, 8, 13 No.lu KDV direktifleri doğrultusunda ilgili ülkeden KDV tahsili amacı ile bu faturaların aslı, iade edilmek üzere VAT ilgili vergi dairesi tarafına gönderilmiştir." ibareli bir tutanak düzenleyerek ilgili ülke vergi dairelerine fatura asıllarını teslim ettiğiniz ve muhasebe arşivinizde fatura asıllarının yerine fotokopilerini bıraktığınız belirtilerek tarafınızca yapılan işlemin cezai müeyyideye neden olup olmayacağı hususunda Başkanlığımız görüşünün talep edildiği anlaşılmaktadır.

213 sayılı Vergi Usul Kanununun;

• 227. maddesinin birinci fıkrasında, "Bu kanunda aksine hüküm olmadıkça, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.",

• 253. maddesinde, "Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.",

• 254. maddesinde, "Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar. 232, 234 ve 235'inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.",

• 256 ncı maddesinde, "Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257. madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanunun 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir."

hükümlerine yer verilmiştir.

Buna göre, Vergi Usul Kanunu uyarınca defter tutmak mecburiyetinde olanlar, defter kayıtlarına esas mezkûr Kanun gereğince kullanılma zorunluluğu olan belgeleri, esas itibarıyla, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek ve muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.

Bunun yanı sıra, uluslararası faaliyet gösteren mükelleflerce yurt dışında yapılan çeşitli giderlere ait KDV'nin, ikili anlaşmalar çerçevesinde ilgili ülke yetkili mercilerinden iadesinin talep edilmesi kapsamında, iadeye konu KDV'yi ihtiva eden faturaların asıllarının, gerekli işlemler tamamlandıktan sonra geri alınmak koşuluyla, bahse konu mercilere teslim/ibraz edilmesi halinde, söz konusu faturaların şirketinize geri verilmesine kadar, fatura asılları yerine fotokopilerinin muhafaza edilmesi mümkün bulunmaktadır. Ancak, fatura asıllarının ibraz edildiği yetkili merci ile düzenlenen tutanağın, ibraz edilen faturalara ilişkin bilgileri ihtiva edecek şekilde düzenlenmesi ve bu faturalara ait fotokopilerle birlikte muhafaza edilmesi icap etmektedir.

Diğer taraftan, yetkili memurlar ve inceleme elemanlarınca, söz konusu belgelerin ibrazının istenildiği durumlarda, verilecek süre içerisinde, söz konusu faturaların asıllarını ibraz etmeniz gerektiği tabiidir.

Bilgi edinilmesini rica ederim.